美术学院办公室值班制度
为了配合院领导老师工作，加强学生实践工作能力，使办公室值日工作更好的开展，特制定此制度。
一、办公室值班由学生会秘书处和团总支秘书部全权负责管理，成员由团总支学生会人员组成。
实行轮值制，人员安排祥见“办公室值日人员安排表”。
二、值日生应按时到达办公室不得无故缺席，并自觉签到。如有特殊情况需向领导老师及秘书处请假，并在签到表上注明情况。
三、当日值班人员如特殊情况不能值班的同学，需调动必须提前向秘书处书面请假，由秘书部另行安排人员值班，争取能与其他成员调配。
四、值班人员的值班当天工作内容为：复印、打印、收取本会函件、借出及接收归还本会办公室物品、接待来访人员以及其他日常事务。
五、要求值日生掌握及基本办公室工作，工作要认真负责，积极热情，不懂的要多请示、多学习。
六、当天值班结束时，值班人员须填写值班日志，记录值班当天的主要情况。接收的文件、信函及物品等，有明确接收单位或个人的，值班人员须通知接收单位负责人或接收人，无明确的接收单位个人的，值班人员应拆封存档，重要信息应当即向值班主管领导报告或知会当事人。
七、每年法定节假日、公休日，考试周及其前一周，值班工作停止，有特殊需要的，由秘书处作特殊安排。
八、值班人员需在值日登记表中签名，并登记当日情况。
美术学院学生会总结与计划规范格式
为规范学生会公文档案管理，现制定《美术学院学生会总结与计划规范格式》。各部门上交的总结与计划书必须严格按照此格式书写。
一、标题
（一）标题由单位名称、总结时限、内容和文种构成。如《学生会秘书处2009—2010年第二学期工作总结》
（二）标题字体用3号宋体，加粗并居中。
二、正文
标题下方空一行开始写正文，每自然段左空2格，回行顶格。数
字、年份不能回行。正文字体用4号仿宋。
三、落款
由于标题中已标有署名，因此落款不再署名。直接在正文空2行的右下方标上成文日期。成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。字体用4号宋体。如：二○一○年八月三日
四、页眉与页脚
页眉设置为“美术学院某某部门”，同时必须在页面底端添加页码，页码位置为居中。
五、注意结构层次序数标注
对于篇幅较长，内容较丰富，层次较多的公文，写作时常常要标注序数，分条列项，以显得眉目清楚，易于阅读、理解和执行。通常第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。只有一个结构层次时，就用“一”，而不用其它序数。
办公室管理制度
为了加强对学生会办公室的管理，维持正常的工作秩序，创造良好的工作环境，树立学生会良好形象，故制定本制度：
1.学生会办公室由秘书处负责管理，监督执行办公室的值日制度。
2.值日部门负责办公室及周围环境的清洁工作和值日任务，实行每天一小扫，由秘书处统一安排大扫除。
3.爱护办公室的一切公物，保持办公室清洁，各部门或个人使用后必须做好清洁、整理工作，否则视情节轻重给予罚值日一周以上处理。
4.保持办公室安静，禁止大声喧哗，不干扰他人办公；任何干部不得在办公室表现不符合学生守则的不良行为。
5. 学生会成员在使用办公室期间要注意节约用电，做到人走灯熄，同时注意安全防范意识，走后关窗锁门，注意防盗防火。
6.办公室钥匙由主席、副主席、秘书处保管，任何人未经允许不得私自配置钥匙。
7.各干部未经申批不得私自借用办公室，用后须做好整洁工作。
8.本制度由秘书处负责解释，自颁布之日起开始实行。
美术学院学生会报账制度
1．各部门开展活动前必须申报活动费用的详细数目，经主管学生会负责人批准后方可购买。
2．必须使用专用财务发票，凡是购物者须签上经手人姓名以及支出用途，做到每笔支出都有条可查，有据可循。
3．需要申请经费购买活动物品，需提前写好书面申请，然后交于，主管学生会负责人进行审批。
4．学生会生活部负责监督各部物品使用情况，任何人若发现有滥用、浪费，需立即上报进行处理。
5．不得弄虚作假，挪用公款，甚至贪污，一经发现给予重处。
6．凡对不符合本制度使用的经费，学生管理负责人应拒绝报销，对于违反本制度假公济私，虚报帐目，私自处理财务的人员，根据情节的不同，决定予以一定的处分，可停职反省，劝其退会，开除出会。
7．举办大型活动应先作预算并上报主管学生会负责人审批。举办活动如需提前垫付大额现金（500元以上），应事先请示辅导员审批通过后方可支取现金。活动结束后应立即上交金额发票。
美术学院学生会档案管理制度
为加强学生会工作档案管理的系统性、完整性和科学性，使学生会的工作形成一定的历史资料，故建立本制度。
1、学生会的档案管理工作由学生会秘书长负责，对学生会的总体文档进行分类归档管理，为学生会的各项活动提供参考资料，保障各项决策的科学化。学生会总体档案分类如下：各级文件类、会议记录、学生干部档案、学生会工作计划、工作总结等。
2、学生会各职能部门在每学期初必须有详细的本学期工作计划及上学期的工作总结，一式两份，分别由本部门及秘书长存档。学生会总体计划及总结由秘书长负责草拟。
3、各部的工作档案由各部专柜保管。凡大型活动的方案、总结及有关材料除本部门存档外，还须送交一份于秘书长存档。活动方案于活动前交，总结及有关材料于活动结束后一周内递交；此任务由部长负责。
4、部长和部长助理每学期必须递交一份详细的个人工作计划或填写一份工作鉴定表，介绍在这期间的工作内容、工作成绩及经验教训，并由秘书长存入档案（具体递交时间由秘书长统一安排）。
5、如需借用有关档案，须经秘书长或有关部门负责人同意并作登记方可且用后及时归还存档。
6、其它类别档案视具体情况由秘书长作出合适安排。
美术学院学生会公章管理制度
1、学生会公章是院级学生组织机构的标志及其权力的象征，体现着院级学生组织的社会地位和组织责任，学生会各成员必须尊重公章。
2、主席团和秘书长有公章使用权，其他干部需使用公章时，必须经主席团和秘书处批准。
3、学生会秘书处负责公章的保管、使用工作，指定专人负责，责任到人。
4、各部门需要以学生会名义下发的各种正式文件，由各部部长上报辅导员，由辅导员审阅后加注批准意见，秘书处方可加盖公章。
5、学生会红头文件，各大型活动正式文件和对外交流正式文件，由辅导员审阅后加注批准意见，秘书处方可加盖公章。
8、盖章前秘书处人员必须仔细阅读文件，对一些行文不规范的文件，可以拒绝加盖公章。
9、坚持公章使用登记制度，做到登记准确，审批手续齐全，并存档备查。
10、任何随意违反上述规定的部门或个人将在部长例会上予以警告。
美术学院学生会会议制度
为了更好的加强联系和领导，传达上级要求和及时总结经验教训，确保学生会各项工作顺利开展，及时反映并解决同学们在学习、生活中出现的问题，我院学生会决定每两周开一次例会，例会由秘书部负责通知例会人员，例会时间、地点等具体情况。要求如下：
1、会议由学生会主席主持，具体工作由各部门部长分配执行；
2、会议考勤由秘书处负责，对迟到、缺席人员做好相应记录并做好存档，且由秘书处做好会议记录，以备案可查；
3、开会考勤以签到本为准，凡会后签到者均按迟到处理，迟到、早退或累计请假三次，视作一次旷会；
4、请假者须事先申请（全体部长向辅导员请假），经批准方可有效；
5、会议上主席团成员要将上两周工作情况做一个简要总结，同时对下两周要开展的工作做好计划安排，并将责任落实到该部门分管主席；
6、会议必须提高效率和保持严肃性，认真做好会议笔录，严格遵守会议纪律；会议过程中，各干部须自觉关闭通讯设备，以免干扰会议进程；会后由秘书长或各部门负责人统一安排整理会议室。
7、会后，各部门自行召开部门会议，传达精神，安排下段时间工作任务，做好会议记录；
8、如有特殊情况，学生会将召开临时会议。
美术学院学生会经费管理制度
学生会财务属学生会集体所有，经费主要用于各部门开展活动和学生会本身的办公开支。经费使用应作到认真预算、厉行节约、妥善保管、规范结帐。具体细节如下：
内部管理制度
1、学生会全部资金（包括团委拨款、活动收入、赞助金等），由秘书长统一管理。所有支出款项由秘书长统一调拨。
2、各部设立本部帐户，并由部长负责记帐、报帐，接受主席团的随时检查。
3、秘书长应每次活动结束后总结财务收支情况，交主席团会议审议。活动后财务清单向学生会内外公布。任何人不得虚报、假报、借报票据。票据填写需属实准确、工整。否则秘书处不予以报销并对有关当事人给予批评处分。 各部己有物品不得重复购买，坚决杜绝浪费现象。
财务预算制度
各活动经费预算必先提交主席团预审，审核通过后再由负责部门与实践部一起制定寻求赞助策划书，策划书中的预算可按活动的最大效果所需费用计。
1、活动预算需与活动规划方案一致。
2、递交主席团审核的预算需详细分类列明所需费用及用途，本着详尽、务实、用到实处的原则，要有充分的市场依据。
3、寻求赞助的预算计划要本着简明、条理、有备无患的原则，突出重点，把握关键，力求完善。
4、活动若需交纳押金或者大量现金，各部门须提前由主席团签字通过后向院部提交申请并在预算中列出。
财务结算制度
1、活动结算必须在本次活动结束后一周内递交主席团，主席团根据实际情况递交院部审批。
2、所有结算项目要本着与预算申报项目相吻合的原则，详实、条理的分门别类列出。
3、所有申报单据必须为中国税务局发行的国税或地税发票（校内流通单据除外）。发票应写清明细，报帐时发票背面注明详细用途和经手人。如有特殊情况只能用收据报帐时，需有分管主席或主席亲笔签名。
4、若活动规模较小或所需资金较少，可将花费单据（发票）在本月递交秘书处。
5、活动经费属于学生会公有财产，经费使用应本着节约的原则，任何人不得私自扣留、使用，如有违反，视情节予以处罚。
6、对于与社会企业合作必须有详细合同，所有赞助合同一律由学院党委副书记、学生会指导老师签字（或同意）方可生效。赞助资金和物品统一纳入学生会财产。任何部门和个人不得私自使用上述资金。
秘书处财务人员职责:
1, 将资金来源,去向逐项登记清楚,并有相应原始凭证;
2, 定期向学生会成员汇报财务状况,并接受学生会成员监督;
3, 在学生会干部换届时,负责做好财务交接工作.
注：各部门在活动中遇突发情况，经费在一百元以下可自主决策，在结算时向主席团说明情况即可，若金额在一百元之上者，必须向主席团提交申请，再做决策。三百以上需要向邱竑涛老师签字，再批准。五百以上需要向吴羡副书记签字，再批准。
本规定解释权在学生会主席团。
美术学院学生会考勤制度
学生会考勤制度旨在加强学生会各成员的组织纪律性，使学生会能及时高效的完成各项工作，考勤主要包括以下方面：会议考勤、活动考勤、值班考勤等
1、学生会的考勤以“签到”形式记录，“签到簿”由秘书处负责管理。
2、各部的单独会议、活动的出勤由各部部长负责；会议、活动出勤和值班由办公室来完成。
3、凡学生会的例会、值班、临时会议、公益劳动或大型活动等，应按规定时间到达指定地点，不得迟到、早退或缺席。因故不能出勤的，应提前向部门负责人出具假条或证明，经同意后方可准假，并安排他人代为出勤。
4、请假应按照干事向部长（副部长）、部长（副部长）向主席团负责的制度。
5、学生会的会议、活动、值班等无故迟到早退或缺席者，在例会时给予通报批评。
美术学院钥匙管理制度
1．学生会会议室门钥匙由秘书长统一管理，交由主席、团总支副书记、各部部长掌握使用。
2．秘书长须做好新任干部钥匙的配发、离任干部钥匙的上缴，以及钥匙的使用、丢失和补发情况的登记工作。
3．未经秘书长同意，任何部门、个人不得将钥匙私自转借。如有发现将由秘书长收回并进行批评教育。
4．未经主席团会议同意，任何部门、个人不得私配钥匙，一经发现，由秘书处收回原钥匙及私配钥匙，并在学生会全体干部会议作出公开批评，一切报失由当事者承担。
5．不慎丢失钥匙者请速报秘书处，查明属实后由秘书长负责重新配发，费用由丢失者承担。
美术学院学生会杂物房管理制度
1. 杂物房钥匙交由宣传部，生活部共同保管；
2. 所有物品均由生活部负责统计，整理，贴标签工作，新物品放入杂物房要由生活部登记，外借时需由宣传部负责登记工作；
3. 需要新的物品时须向秘书处递交经费申请，既由生活部与宣传部进行采购；
4. 要时刻保持杂物房的清洁和整齐，物品摆放要有秩序。每隔一个月要由生活部和宣传部安排专人进行整理与清洁工作，并更新物品清单；
5. 宣传部负责安全工作，防止公共物品丢失；
6. 以上条例如有疑问，可以向主席团和辅导员杨老师询问。
